Trailblazers in the house
Trailblazers in the house
Florida court administrators visit Bronx Surrogate Court
Story and photos by Robin Elisabeth Kilmer
When the season turns warm, the traditional route of migration – for spring break or for summer vacation – is to head from north to the southern climes.
But this past Tues., May 21st, it was Florida that came to visit.
The destination?
Surrogate’s Court in the Bronx on the Grand Concourse.
The visitors were in town on an observation mission, seeking to learn more about the court’s Access to Justice and Small Estate Do It Yourself (DIY) Form programs.
The DIY program was launched at the Bronx Surrogate’s Court in 2009.
It is a computer program that helps unrepresented litigants navigate the court system as they file a decedent’s estate. The system has an avatar that explains to the litigant, step-by-step, what documents they need, and helps them better prepare for their visit to court.
It also ensures that all documents are precise and accurate.
Litigants are also welcome to complete the forms in the comfort of their own home.
“We recognized the potential benefits to unrepresented litigants in BronxCounty,” said Michael Hausler, Chief Clerk of the Bronx County Surrogate’s Court. “Usually it happens that it’s a difficult situation that they’re going through. We saw we could use this to help them out.”
The group from Florida, which included Rose Patterson, the Chief of Court Improvement; Gregory Youchock, Chief of Court Services; and Blan Teagle, Deputy State Courts Administrator, specifically wanted to learn about the best ways to implement the DIY program in their own Circuit Court, which handles the affairs of the deceased.
“The court’s push is access to justice; we want to make it more accessible to people without lawyers,” said Patterson. “I like the way New York has handled that. Even without staff, you can give access to help.”
Patterson, Teagle and Youchock agree that the DIY system could assist many people. According to Teagle, in 60 percent of court cases in Florida, at least one party involved is unrepresented.
However, he could not yet offer statistics on how many individuals handling the affairs of the deceased would be affected by a DIY program, a lack of data which also speaks to the need for a computerized system that might more easily track the numbers.
“We are so far behind I can’t give you a simple answer. That gives you a scope of the problem,” noted Youchock.
By 2010, 30 percent of the Surrogate Court’s estimated 1,200 litigants filed using the DIY system. The Bronx County Surrogate Court system has been so successful in implementing the DIY program that in 2010, Chief Clerk Hausler and Entry Clerk Joan Reid won DIY Star awards from New York State Courts Access to Justice Program Director Judge Fern A. Fisher for their efforts to expand the public’s use of the program, and the ease with which they use it.
In seeking to simulate best practices, the Bronx Surrogate’s Court was a natural choice.
Participating in the informal learning sessions were Bronx Surrogate Court Judge Nelida Malave-González, Chief Clerk Michael Hausler, Special Counsel Tracy McNeil, and Deputy Chief Clerk Earnestine Glover.
In a show of hospitality and welcome, the contingent from Florida was greeted with a sign bearing the state sign, orange blossoms, and coffee and home-made confections provided by Hausler’s mother-in-law.
Judge Nelida Malave-González, who was inducted in January and is the first Latina Surrogate justice in the Bronx, expressed her satisfaction with the DIY system and the work of her office in engaging residents.
“We’ve had very favorable feedback from people who come to the Bronx. I know it has to be something about the program. It gets people who are disenfranchised to feel powerful,” said Judge Malave-González.
Aside from the sense of agency the DIY program provides, it also gives the bereft a sense of comfort. Judge Malave-González said she is a witness to the emotional displays of gratitude people display towards members of her office.
“It always makes me feel good to see someone trying to hug them,” she smiled.
Those concerned that the computerization has replaced one-on-one conversation and interaction with an individual need not fear. All members of the Surrogate’s Court office are trained and prepared to assist visitors at any time.
“If an older woman just lost her husband, the last thing we want to do is just send her to a computer,”said Judge Malave-González, by way of example.
What the DIY program has successfully managed is to reduce the amount of time one has to spend traveling back and forth from the Court to retrieve documents. It also ensures that the application is crisp and clear, free of the confusion that human handwriting can sometimes wreak.
“When they’re here, there’s more staff at hand,” observed Hausler.
The Floridians believed that most opposition to implementing the program in Florida would come from those who believe the county is too large or too diverse to handle the DIY system.
But their experience in the Bronx had convinced them it could be done.
“The Bronx is a county with literacy issues, language issues and technology issues,” observed McNeil. Despite these obstacles, she argued, the county had set an example in its implementation of the DIY program. “If the Bronx can do it, anyone can do it.”
“We believe that anyone who walks into the court can do this,” agreed Glover.
“There are major takeaways [from what] we’ve seen from this Court,” said Patterson. “You’re trailblazers.”
For more on the Bronx Surrogate Court’s DIY program, please visit http://www.nycourts.gov/courthelp/.
Pioneros en casa
Funcionarios de los tribunales de Florida visitan Corte Testamentaria del Bronx
Historia y fotos por Robin Elisabeth Kilmer
Cuando la temporada se vuelve cálida, la ruta tradicional de la migración, ya sea para las vacaciones de primavera o de verano, es ir del norte a los climas del sur.
Pero el pasado martes 21 de mayo, fue Florida la que vino a visitarnos.
¿Su destino?
La Corte Testamentaria del Bronx en Grand Concourse.
Los visitantes estaban en la ciudad en una misión de observación, tratando de aprender más sobre el formulario de los programas de acceso de la corte a la justicia y Small Estate Do It Yourself (DIY por sus siglas en inglés).
El programa DIY se presentó en la Corte Testamentario del Bronx en 2009.
Es un programa informático que ayuda a los litigantes sin representación a navegar el sistema judicial, mientras presentan la sucesión del difunto. El sistema tiene un avatar que explica al litigante, paso a paso, cuáles son los documentos que necesita y le ayuda a prepararse mejor para su visita a la corte.
También se asegura de que todos los documentos sean precisos y exactos.
Los litigantes también están invitados a completar los formularios en la comodidad de su propia casa.
“Nos dimos cuenta de los beneficios potenciales para los litigantes sin representación en el condado del Bronx”, dijo Michael Hausler, Oficial Mayor de la Corte Testamentaria del Condado del Bronx. “Por lo general, sucede que se trata de una difícil situación por la que están atravesando y vimos que podíamos usar esto para ayudarles”.
El grupo de Florida, formado por Rose Patterson, Jefa de Mejoramiento de la Corte; Gregory Youchock, Jefe de Servicios de la Corte, y Blan Teagle, Subadministrador de Tribunales del Estado de Florida, específicamente quería aprender sobre las mejores formas de implementar el programa DIY en su propio circuito de Cortes, que maneja los asuntos de las personas fallecidas.
“El impulso del tribunal es el acceso a la justicia, queremos que sea más accesible a las personas sin abogados”, dijo Patterson. “Me gusta la forma en que Nueva York ha manejado eso. Incluso sin el personal, ustedes dan acceso para ayudar”.
Patterson, Teagle y Youchock coinciden en que el sistema DIY podría ayudar a mucha gente. Según Teagle, en el 60% de los casos judiciales en Florida, al menos una de las partes involucradas no está representada.
Sin embargo, aún no podía ofrecer estadísticas sobre el número de personas que manejan los asuntos de los fallecidos que se verían afectadas por un programa DIY. La falta de datos también habla de la necesidad de un sistema computarizado que pueda rastrear más fácilmente los números.
“Tenemos tanto trabajo que hacer que no puedo dar una respuesta sencilla. Esto les da una dimensión del problema”, señaló Youchock.
En el 2010, 30% de los estimados 1,200 litigantes de la Corte Testamentaria, utilizaron el sistema DIY. El sistema de la Corte Testamentaria del Condado del Bronx ha tenido tanto éxito en la aplicación del programa DIY que, en 2010, el secretario Principal Hausler y el Auxiliar Joan Reid ganaron el premio DIY Star Director Juez Fern A.
Fisher del Programa de acceso a la justicia de las Cortes del estado de Nueva York por sus esfuerzos para ampliar el uso del público del programa, y la facilidad con que lo utilizan.
Al tratar de simular las mejores prácticas, la Corte Testamentaria del Bronx fue una elección natural.
Participando en las sesiones de aprendizaje informales estaban la Juez de la Corte Testamentaria del Bronx Nélida Malave-González, el Secretario Principal Michael Hausler, la Consejera Especial Tracy McNeil y el Jefe Principal Adjunto Earnestine Glover.
En una muestra de hospitalidad y bienvenida, el contingente de la Florida fue recibido con un cartel con la firma del estado, flores de naranja, café y dulces caseros proporcionados por la suegra de Hausler.
La Juez Nélida Malave-González, quien comenzó en enero y es la primera jueza Testamentaria latina en el Bronx, expresó su satisfacción con el sistema DIY y el trabajo de su oficina en el acoplamiento de los residentes.
“Hemos tenido una respuesta muy favorable por parte de las personas que acuden al Bronx. Sé que tiene que haber algo sobre el programa. Hace que la gente que está privada de representación se sienta poderosa”, dijo la juez Malave-González.
Aparte del sentido de autonomía que el programa DIY ofrece, también da a los desprovistos una sensación de comodidad. La Juez Malave-González dijo que ha sido testigo de las demostraciones emocionales de gratitud que las personas tienen con los miembros de su oficina.
“Siempre me hace sentir bien ver a alguien tratando de abrazarlos”, sonrió.
Aquellos preocupados porque la automatización haya sustituido las conversaciones uno-a-uno y la interacción con un individuo, no tienen por qué temer. Todos los miembros de la oficina de la Corte Testamentaria están capacitados y preparados para ayudar a los visitantes en cualquier momento.
“Si una mujer mayor acaba de perder a su marido, lo último que queremos es simplemente enviarla a una computadora”, dijo la juez Malave-González, a modo de ejemplo.
Lo que el programa DIY ha gestionado con éxito es reducir la cantidad de tiempo que uno tiene que pasar viajando ida y vuelta a la corte para recuperar los documentos. También asegura la aplicación clara y nítida, libre de la confusión que la escritura humana a veces puede causar.
“Cuando están aquí, hay más personal a la mano”, observó Hausler.
Los originarios de Florida creen que la mayor oposición a la implementación del programa en Florida vendría de aquellos que creen que el condado es demasiado grande o demasiado diverso como para manejar el sistema DIY.
Sin embargo, su experiencia en el Bronx los había convencido de que se podía hacer.
“El Bronx es un condado con problemas de alfabetización, cuestiones lingüísticas y tecnológicas”, observó McNeil. A pesar de estos obstáculos, argumentó, el condado ha dado un ejemplo en la aplicación del programa DIY. “Si el Bronx puede hacerlo, cualquiera puede hacerlo”.
“Creemos que cualquier persona que entra en la corte puede hacer esto”, agregó Glover.
“Hay grandes cosas para llevar [de lo] que hemos visto de esta Corte”, dijo Patterson. “Son pioneros”.
Para más información sobre el programa DIY de la Corte Testamentaria del Bronx, por favor visite http://www.nycourts.gov/courthelp/.
